Mira CalderÖffentliche Register sind Aufzeichnungen von Ereignissen, Eingaben, Lizenzen, Fällen, Eigentum oder behördlichen Vorgängen. Sie sind keine fertigen Profile von Personen. Wenn zwei Einträge denselben Namen tragen, ist die sichere Standardannahme, dass sie möglicherweise verschiedene Personen beschreiben, bis der Eintrag selbst und unabhängiger Kontext eine Zuordnung stützen.
Die massgebliche Regel ist einfach: Ein Name ist ein Suchfeld, nicht ein Identitätsmerkmal.
Definieren Sie die Person, bevor Sie die Datenbank öffnen
Erstellen Sie eine Zielkarte aus Fakten, die Sie bereits rechtmässig erhalten haben und belegen können:
- vollständiger Name und echte Schreibvarianten
- Zweitname oder Initial, wenn bekannt
- ungefähres Alter oder Jahresbereich statt eines unnötigen vollständigen Geburtsdatums
- Aufenthaltsorte während des Zeitraums, den Sie recherchieren
- Organisationen, Rollen oder Berufslizenzen zu dieser Zeit
- das Ereignis, die Eingabe, das Eigentum, den Fall oder die Frage, die Sie tatsächlich überprüfen möchten
Versehen Sie jede Tatsache mit einem Datum und einer Quelle. Der heutige Wohnort kann eine Person in einer Eingabe von 2008 nicht sicher identifizieren. Ein aktueller Arbeitgeber kann zwei Namensvettern in einem Eintrag nicht unterscheiden, der erstellt wurde, bevor beide dieser Organisation beitraten.
Halten Sie diese Karte minimal und geschützt. Sammeln Sie nicht Verwandte, Adressen, Geburtsdaten oder andere sensible Details, nur weil eine Datenbank sie preisgibt.
Durchsuchen Sie das richtige System für das richtige Ereignis
Beginnen Sie mit der Behörde, dem Gericht, dem Archiv oder dem Register, das für den Eintrag zuständig ist. Bestätigen Sie drei Dinge vor der Suche:
- Zuständigkeit: Deckt das System den Kanton, Bezirk, das Gericht oder das Land ab, wo das Ereignis stattgefunden hätte?
- Datumsbereich: Sind Einträge aus dem relevanten Zeitraum tatsächlich online?
- Bedeutung des Eintrags: Ist der Eintrag ein Verzeichnis, eine eingereichte Behauptung, eine ausgestellte Lizenz, eine rechtskräftige Verfügung, eine Urkunde oder etwas anderes?
Ein Aggregator kann helfen, einen möglichen Eintrag zu finden, aber überprüfen Sie das Ergebnis in der amtlichen Quelle oder bei der Registerstelle. Einige amtliche Systeme sind nur Verzeichnisse. PACER beispielsweise bietet Zugang zu Fallakten der US-Bundesgerichte und einen landesweiten Fallsucher; es deckt nicht jeden Bundesstaat oder jedes lokale Gericht ab.
Suchen Sie breit genug, um bekannte Varianten zu erfassen, aber halten Sie die Ergebnismengen getrennt. Versuchen Sie einen vollständigen Zweitnamen, ein Initial, keinen Zweitnamen, einen früheren Nachnamen und dokumentierte Schreibvarianten. Wandeln Sie eine teilweise Namensübereinstimmung nicht stillschweigend in eine exakte um.
Informieren Sie sich über Auskunftsrechte und Datenschutz in der Schweiz
In der Schweiz hat jede Person gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) das Recht, vom Verantwortlichen Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Der Verantwortliche muss Angaben zur Identität und Kontaktdaten, zu den bearbeiteten Personendaten, zum Bearbeitungszweck, zur Aufbewahrungsdauer oder deren Kriterien, zur Herkunft der Daten (wenn nicht von der betroffenen Person erhoben), zu Empfängern oder Empfängerkategorien sowie zu automatisierten Einzelentscheidungen liefern. Personen, die ihr Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungsrecht ausüben, müssen ihr Begehren gegenüber dem Verantwortlichen nicht begründen.
Betroffene Personen haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten berichtigen zu lassen (Art. 32 Abs. 1 DSG für private Verantwortliche, Art. 41 Abs. 2 lit. a DSG für Bundesorgane). Sie können unter bestimmten Bedingungen auch die Löschung oder Vernichtung von Personendaten verlangen: wenn die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden, wenn die Einwilligung widerrufen wird, wenn die Bearbeitung unrechtmässig war oder wenn Daten entgegen den Grundsätzen der Transparenz oder Treu und Glauben erhoben wurden. Der Verantwortliche kann die Löschung verweigern, wenn er sich auf einen anderen Rechtsgrund stützen kann, etwa eine gesetzliche Pflicht zur Bearbeitung der Daten oder überwiegende berechtigte Interessen.
Wenn ein Verantwortlicher nicht innerhalb von 30 Tagen auf ein ordnungsgemäss gestelltes Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungsbegehren antwortet, kann die betroffene Person ein eingeschriebenes Schreiben senden. Bei Begehren gegenüber Bundesorganen kann die betroffene Person, wenn innerhalb von 60 Tagen oder drei Monaten (bei Angelegenheiten des Schengener Informationssystems) keine Antwort erfolgt, schriftlich ein Rechtsbehelf beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einreichen.
Beachten Sie, dass das revidierte DSG am 1. September 2023 in Kraft getreten ist. Der EDÖB ist für Bundesorgane und den privaten Sektor zuständig; kantonale Datenschutzbehörden behandeln kantonale und kommunale öffentliche Stellen.
Für Zugangsregeln zu amtlichen Registern in den USA (z. B. Kalifornien, Florida, New York) konsultieren Sie die entsprechenden Leitfäden:
- California public records
- Florida public records
- Georgia public records
- Illinois public records
- Michigan public records
- New Jersey public records
- New York public records
- North Carolina public records
- Ohio public records
- Pennsylvania public records
- Texas public records
- Virginia public records
Für eine andere Jurisdiktion beginnen Sie mit dem public records directory und bestätigen Sie die aktuellen Regeln bei der Behörde, die den Eintrag führt.
Geben Sie jedem Ergebnis eine eigene Herkunftszeile
Erfassen Sie die Beweismittel, bevor Sie entscheiden, wen sie beschreiben:
| Feld | Was zu erfassen ist |
|---|---|
| Quelle des Eintrags | Behörde, Gericht, Archiv, Datenbank und exakte URL |
| Identität des Eintrags | Aktennummer, Dokumentennummer, Buch/Seite, Lizenznummer oder stabile ID |
| Genannte Partei | Name genau so, wie der Eintrag ihn anzeigt |
| Ereigniskontext | Eintragstyp, Zuständigkeit, Ereignisdatum, Eingabedatum und Status |
| Identitätshinweise | Alters-/Jahresbereich, Ort zur damaligen Zeit, Organisation, Rolle oder andere tatsächlich vorhandene Felder |
| Einschränkungen | Fehlende Seiten, nur Verzeichnisergebnis, möglicher OCR-Fehler, versiegeltes Material oder unklarer Status |
Eine stabile Akten- oder Dokumentennummer identifiziert einen Eintrag, nicht notwendigerweise die Person, die Sie im Sinn hatten. Halten Sie die Identität auf Eintragsebene und die Identität auf Personenebene als getrennte Fragen.
Vergleichen Sie Kandidaten über unabhängige Anker hinweg
Verwenden Sie die im Eintrag enthaltenen Felder und zeitgenössische Quellen. Stärkere Anker umfassen:
- vollständiger Zweitname oder ein konsistentes Zweites Initial
- Alters- oder Geburtsjahrbereich, der zum Eintragsdatum passt
- Ort zum Zeitpunkt des Ereignisses
- Organisation, Beruf oder berufliche Kennung zu dieser Zeit
- eine Akten-, Lizenz-, Parzellen- oder Dokumentennummer, die in einer anderen autoritativen Quelle wiederholt wird
- eine Zeitleiste, die existieren kann, ohne dass dieselbe Person an zwei unvereinbaren Orten oder in zwei unvereinbaren Rollen sein muss
Die National Archives merken an, dass selbst ein Volkszählungsalter eine Annäherung ist und dass die Genauigkeit von Einträgen vom Wissen der Person abhängt, die die Informationen geliefert hat. Das ist ein nützliches Modell für öffentliche Register allgemein: Ein Feld ist Beweismittel im Kontext, nicht automatisch eine zeitlose Tatsache.
Verwenden Sie Verwandte oder Haushaltsmitglieder nur, wenn der amtliche Eintrag selbst diese Beziehung relevant macht und Ihr Zweck es rechtfertigt. Erweitern Sie die Suche nicht zu einer Familienkarte, um schwache Beweismittel zu kompensieren.
Halten Sie Namensvettern in getrennten Spalten
Erstellen Sie eine Disambiguierungsmatrix statt eines einzigen zusammengeführten Profils:
| Anker | Kandidat A | Kandidat B | Zielkarte |
|---|---|---|---|
| Name wie erfasst | Exakter Text | Exakter Text | Bekannte Varianten |
| Ort zum Eintragsdatum | Ort und Quelle | Ort und Quelle | Erwarteter Ort |
| Alters- oder Jahresbereich | Bereich oder unbekannt | Bereich oder unbekannt | Erwarteter Bereich |
| Organisation oder Rolle | Detail und Quelle | Detail und Quelle | Erwarteter Kontext |
| Eintrags-ID | Stabile Kennung | Stabile Kennung | Recherchiertes Ereignis |
| Widersprüche | Listen Sie sie auf | Listen Sie sie auf | - |
Führen Sie nicht zusammen, wenn nur der Name und eine breite Geografie übereinstimmen. Mitteln Sie nicht widersprüchliche Altersangaben, nehmen Sie nicht an, dass ein Initial ein Zweitname ist, oder verschieben Sie eine Adresse nicht von einem Kandidaten zum anderen. Bewahren Sie negative Beweismittel und Widersprüche, statt sie in narrativen Notizen zu verstecken.
Bei häufigen Namen verlangen Sie deutlichere Übereinstimmung. «Alex Lee, Schweiz» kann Tausende von Personen identifizieren. «Alexandra M. Lee, lizenziert unter derselben Berufsnummer, bei der dokumentierten Organisation während des relevanten Jahres» ist eine viel engere Behauptung – aber sie erfordert immer noch die Überprüfung des Originaleintrags.
Lesen Sie, was der Eintrag tatsächlich sagt
Eine amtliche Quelle kann eine Behauptung genau bewahren, ohne festzustellen, dass die Behauptung wahr war. Gerichtsklagen enthalten Vorwürfe. Akten erfassen Verfahrensereignisse. Festnahmeeinträge sind keine Verurteilungen. Eine Lizenz kann abgelaufen, suspendiert oder an ein Unternehmen statt an eine Einzelperson ausgestellt sein. Eigentumseinträge beschreiben Rechtsinstrumente und können realen Änderungen hinterherhinken.
Verwenden Sie präzise Verben:
- «die Klage behauptet», nicht «die Person tat»
- «die Akte listet auf», nicht «das Gericht stellte fest»
- «das Verzeichnis gibt einen Eintrag unter diesem Namen zurück», nicht «das ist dieselbe Person»
- «die Lizenz wurde am Abrufdatum als aktiv angezeigt», nicht «ist immer lizenziert»
Öffnen Sie das zugrunde liegende Dokument, wenn verfügbar, und prüfen Sie seinen Status, sein Datum, seine Parteien und seine Verfügung. Eine Suchergebniszeile oder ein Ausschnitt reicht nicht für eine folgenreiche Aussage.
Berichten Sie Vertrauen und die ungelösten Alternativen
Verwenden Sie ein explizites Ergebnis:
- Zugeordnet: mehrere unabhängige, zeitlich passende Kennungen stimmen überein und kein wesentlicher Widerspruch bleibt.
- Wahrscheinlich: die Beweismittel begünstigen stark einen Kandidaten, aber ein entscheidendes Feld fehlt.
- Mehrdeutig: zwei oder mehr Kandidaten passen immer noch.
- Nicht zugeordnet: ein wesentlicher Widerspruch schliesst diesen Kandidaten aus.
- Kein Eintrag gefunden: die genannten Systeme und Datumsbereiche gaben keinen verwendbaren Eintrag zurück.
Listen Sie auf, welche Systeme, Zuständigkeiten, Varianten und Daten Sie überprüft haben. «Kein Eintrag gefunden» darf nicht zu «das Ereignis ist nie passiert» werden, besonders wenn die Abdeckung teilweise ist, Einträge offline sind, Namen variieren oder der Zugang eingeschränkt ist.
Minimieren Sie Schaden beim Speichern oder Teilen des Ergebnisses
Behalten Sie nur die Felder, die zur Stützung der Schlussfolgerung benötigt werden. Schwärzen Sie vollständige Geburtsdaten, Privatadressen, Kontonummern, Unterschriften, Details von Kindern und nicht relevante Personendaten, bevor Sie Notizen teilen. Verlinken Sie auf den Eintrag und zitieren Sie den relevanten Abschnitt, statt eine gesamte persönliche Akte neu zu veröffentlichen.
Verwenden Sie DeepSearch oder einen gewöhnlichen öffentlichen Register-Workflow nicht für Beschäftigung, Kredit, Wohnen, Versicherung, Mietverhältnisse oder eine andere regulierte Eignungsentscheidung. Die FTC erklärt, dass US-Arbeitgeber, die Verbraucherberichte verwenden, Fair Credit Reporting Act-Schritte befolgen müssen, einschliesslich Mitteilung, Erlaubnis und Verfahren vor nachteiligen Massnahmen. Allgemeine öffentliche Webrecherche ist kein Ersatz für einen konformen Überprüfungsprozess.
Wenn Sie nur mit Fragmenten begonnen haben, verwenden Sie zuerst how to find someone with incomplete information. Für die breiteren Grenzen bei Sammlung und Veröffentlichung lesen Sie what we do - and don't do - with public data.