Mira CalderCatatan publik adalah catatan peristiwa, pengajuan, izin, kasus, properti, atau aktivitas pemerintah. Catatan ini bukan profil siap pakai tentang orang. Ketika dua catatan memiliki nama yang sama, asumsi aman adalah bahwa mereka mungkin menggambarkan orang yang berbeda sampai catatan itu sendiri dan konteks independen mendukung kecocokan.
Aturan yang mengatur sederhana: nama adalah kolom pencarian, bukan pengenal identitas.
Tentukan orangnya sebelum membuka basis data
Buat kartu target dari fakta yang sudah Anda peroleh secara sah dan dapat Anda sumber:
- nama lengkap dan varian ejaan asli
- nama tengah atau inisial, jika diketahui
- usia perkiraan atau rentang tahun daripada tanggal lahir lengkap yang tidak perlu
- lokasi selama periode yang Anda teliti
- organisasi, peran, atau izin profesional pada waktu itu
- peristiwa, pengajuan, properti, kasus, atau pertanyaan yang sebenarnya ingin Anda verifikasi
Lampirkan tanggal dan sumber pada setiap fakta. Lokasi saat ini tidak dapat dengan aman mengidentifikasi seseorang dalam pengajuan tahun 2008. Pemberi kerja saat ini tidak dapat membedakan dua orang dengan nama sama dalam catatan yang dibuat sebelum keduanya bergabung dengan organisasi tersebut.
Jaga kartu ini tetap minimal dan terlindungi. Jangan mengumpulkan kerabat, alamat, tanggal lahir, atau detail sensitif lainnya hanya karena basis data memaparkannya.
Cari sistem yang tepat untuk peristiwa yang tepat
Mulai dengan lembaga, pengadilan, arsip, atau registri yang bertanggung jawab atas catatan tersebut. Konfirmasi tiga hal sebelum mencari:
- Yurisdiksi: Apakah sistem mencakup negara bagian, kabupaten, pengadilan, atau negara tempat peristiwa akan terjadi?
- Rentang tanggal: Apakah catatan dari periode yang relevan benar-benar online?
- Makna catatan: Apakah entri tersebut indeks, tuduhan yang diajukan, izin yang diterbitkan, perintah akhir, akta, atau sesuatu yang lain?
Aggregator dapat membantu menemukan catatan yang mungkin, tetapi verifikasi hasilnya di sumber resmi atau dengan penjaga catatan. Beberapa sistem resmi hanya indeks. PACER, misalnya, menyediakan akses ke catatan kasus pengadilan federal AS dan pencari kasus nasional; itu tidak mencakup setiap pengadilan negara bagian atau lokal.
Cari cukup luas untuk menangkap variasi yang diketahui, tetapi pisahkan set hasilnya. Coba nama tengah lengkap, inisial, tanpa nama tengah, nama keluarga sebelumnya, dan varian ejaan yang terdokumentasi. Jangan diam-diam mengubah kecocokan nama parsial menjadi kecocokan tepat.
Temukan aturan permintaan catatan publik untuk negara bagian Anda
Aturan akses bergantung pada yurisdiksi yang memegang catatan. Panduan ini berfokus pada sistem catatan publik Amerika Serikat. Sebelum mengirim permintaan di AS, periksa panduan resmi, aturan kelayakan, periode respons, dan biaya dalam panduan negara bagian yang relevan:
- Catatan publik California
- Catatan publik Florida
- Catatan publik Georgia
- Catatan publik Illinois
- Catatan publik Michigan
- Catatan publik New Jersey
- Catatan publik New York
- Catatan publik North Carolina
- Catatan publik Ohio
- Catatan publik Pennsylvania
- Catatan publik Texas
- Catatan publik Virginia
Untuk yurisdiksi AS lainnya, mulai dengan direktori catatan publik dan konfirmasi aturan saat ini dengan lembaga yang memegang catatan.
Di Indonesia, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) memberikan hak kepada subjek data untuk mengakses, melengkapi, memperbarui, atau mengoreksi data pribadi mereka, serta meminta penghentian pemrosesan atau penghapusan data. Pengendali data yang mengalami kegagalan perlindungan data pribadi wajib memberitahukan secara tertulis dalam waktu 3×24 jam kepada subjek data dan lembaga pengawas. Periksa peraturan pelaksana dan status operasional lembaga pengawas perlindungan data pribadi untuk memastikan ketentuan mana yang berlaku saat Anda mengakses atau memproses catatan yang berisi data pribadi di Indonesia.
Berikan setiap hasil baris asal-usulnya sendiri
Catat bukti sebelum memutuskan siapa yang digambarkannya:
| Kolom | Apa yang harus dicatat |
|---|---|
| Sumber catatan | Lembaga, pengadilan, arsip, basis data, dan URL tepat |
| Identitas catatan | Nomor kasus, nomor dokumen, buku/halaman, nomor izin, atau ID stabil |
| Pihak yang disebutkan | Nama persis seperti yang ditampilkan catatan |
| Konteks peristiwa | Jenis catatan, yurisdiksi, tanggal peristiwa, tanggal pengajuan, dan status |
| Petunjuk identitas | Usia/rentang tahun, lokasi pada waktu itu, organisasi, peran, atau kolom lain yang benar-benar ada |
| Keterbatasan | Halaman hilang, hasil hanya indeks, kemungkinan kesalahan OCR, materi tersegel, atau status tidak jelas |
Nomor kasus atau dokumen yang stabil mengidentifikasi catatan, tidak harus manusia yang Anda maksud. Pisahkan identitas tingkat catatan dan identitas tingkat orang sebagai pertanyaan terpisah.
Bandingkan kandidat di berbagai penanda independen
Gunakan kolom yang terdapat dalam catatan dan sumber kontemporer. Penanda yang lebih kuat meliputi:
- nama tengah lengkap atau inisial tengah yang konsisten
- usia atau rentang tahun lahir yang sesuai dengan tanggal catatan
- lokasi pada waktu peristiwa
- organisasi, pekerjaan, atau pengenal profesional pada waktu itu
- nomor kasus, izin, bidang tanah, atau dokumen yang diulang dalam sumber otoritatif lain
- garis waktu yang dapat ada tanpa mengharuskan orang yang sama berada di dua tempat atau peran yang tidak kompatibel
Arsip Nasional mencatat bahwa bahkan usia sensus adalah perkiraan dan bahwa akurasi catatan bergantung pada pengetahuan orang yang memberikan informasi. Itu adalah model yang berguna untuk catatan publik secara umum: kolom adalah bukti dalam konteks, tidak otomatis menjadi fakta abadi.
Gunakan kerabat atau anggota rumah tangga hanya ketika catatan resmi itu sendiri membuat hubungan itu relevan dan tujuan Anda membenarkannya. Jangan perluas pencarian menjadi peta keluarga untuk mengkompensasi bukti yang lemah.
Pisahkan orang dengan nama sama dalam kolom terpisah
Bangun matriks disambiguasi alih-alih profil tunggal yang digabungkan:
| Penanda | Kandidat A | Kandidat B | Kartu target |
|---|---|---|---|
| Nama seperti tercatat | Teks tepat | Teks tepat | Varian yang diketahui |
| Tempat pada tanggal catatan | Tempat dan sumber | Tempat dan sumber | Tempat yang diharapkan |
| Usia atau rentang tahun | Rentang atau tidak diketahui | Rentang atau tidak diketahui | Rentang yang diharapkan |
| Organisasi atau peran | Detail dan sumber | Detail dan sumber | Konteks yang diharapkan |
| ID catatan | Pengenal stabil | Pengenal stabil | Peristiwa yang diteliti |
| Kontradiksi | Daftar mereka | Daftar mereka | - |
Jangan gabungkan ketika hanya nama dan geografi luas yang cocok. Jangan rata-ratakan usia yang bertentangan, asumsikan inisial adalah nama tengah, atau pindahkan alamat dari satu kandidat ke kandidat lain. Pertahankan bukti negatif dan kontradiksi daripada menyembunyikannya dalam catatan naratif.
Untuk nama umum, memerlukan kesepakatan yang lebih khas. "Alex Lee, California" mungkin mengidentifikasi ribuan orang. "Alexandra M. Lee, dilisensikan di bawah nomor profesional yang sama, di organisasi yang terdokumentasi selama tahun yang relevan" adalah klaim yang jauh lebih sempit - tetapi masih perlu catatan asli diperiksa.
Baca apa yang sebenarnya dikatakan catatan
Sumber resmi dapat secara akurat melestarikan klaim tanpa menetapkan bahwa klaim itu benar. Keluhan pengadilan berisi tuduhan. Berkas mencatat peristiwa prosedural. Catatan penangkapan bukan hukuman. Izin mungkin kedaluwarsa, ditangguhkan, atau diterbitkan untuk bisnis daripada individu. Catatan properti menggambarkan instrumen hukum dan dapat tertinggal dari perubahan dunia nyata.
Gunakan kata kerja yang tepat:
- "keluhan menuduh," bukan "orang tersebut melakukan"
- "berkas mencantumkan," bukan "pengadilan menemukan"
- "indeks mengembalikan catatan dengan nama ini," bukan "ini adalah orang yang sama"
- "izin ditampilkan sebagai aktif pada tanggal pengambilan," bukan "selalu dilisensikan"
Buka dokumen yang mendasarinya jika tersedia dan periksa status, tanggal, pihak, dan disposisinya. Baris hasil pencarian atau cuplikan tidak cukup untuk pernyataan konsekuensial.
Laporkan kepercayaan dan alternatif yang belum terselesaikan
Gunakan hasil eksplisit:
- Cocok: beberapa pengenal independen yang sesuai waktu setuju dan tidak ada konflik material yang tersisa.
- Kemungkinan: bukti sangat mendukung satu kandidat tetapi kolom yang menentukan hilang.
- Ambigu: dua atau lebih kandidat masih cocok.
- Tidak cocok: konflik material mengecualikan kandidat ini.
- Tidak ditemukan catatan: sistem dan rentang tanggal yang disebutkan tidak mengembalikan catatan yang dapat digunakan.
Daftar sistem, yurisdiksi, varian, dan tanggal mana yang Anda periksa. "Tidak ditemukan catatan" tidak boleh menjadi "peristiwa tidak pernah terjadi," terutama ketika cakupan parsial, catatan offline, nama bervariasi, atau akses dibatasi.
Minimalkan bahaya saat menyimpan atau membagikan hasil
Simpan hanya kolom yang diperlukan untuk mendukung kesimpulan. Redaksi tanggal lahir lengkap, alamat rumah, nomor rekening, tanda tangan, detail anak-anak, dan data pribadi yang tidak terkait sebelum membagikan catatan. Tautkan ke catatan dan kutip bagian yang relevan alih-alih menerbitkan ulang seluruh file pribadi.
Jangan gunakan DeepSearch atau alur kerja catatan publik biasa untuk keputusan kelayakan pekerjaan, kredit, perumahan, asuransi, penyewaan, atau keputusan kelayakan yang diatur lainnya. Di Amerika Serikat, FTC menjelaskan bahwa pemberi kerja yang menggunakan laporan konsumen harus mengikuti langkah-langkah Fair Credit Reporting Act termasuk pemberitahuan, izin, dan prosedur tindakan pra-merugikan. Riset web publik umum bukan pengganti proses penyaringan yang patuh.
Di Indonesia, UU PDP menetapkan sanksi administratif dan pidana untuk pelanggaran perlindungan data pribadi, termasuk denda administratif hingga 2% dari pendapatan tahunan dan hukuman pidana hingga 5 tahun penjara untuk perolehan atau pengumpulan data pribadi secara melawan hukum dengan maksud menguntungkan diri sendiri dan merugikan subjek data. Pastikan bahwa pengumpulan, pemrosesan, dan pembagian data pribadi dari catatan publik mematuhi kewajiban pengendali data dan menghormati hak subjek data.
Jika Anda memulai hanya dengan fragmen, pertama gunakan cara menemukan seseorang dengan informasi tidak lengkap. Untuk batasan yang lebih luas tentang pengumpulan dan publikasi, baca apa yang kami lakukan - dan tidak lakukan - dengan data publik.