Mira CalderПубличные записи — это записи о событиях, подачах документов, лицензиях, делах, имуществе или государственной деятельности. Это не готовые профили людей. Когда две записи содержат одно и то же имя, безопасным по умолчанию является предположение, что они могут описывать разных людей, пока сама запись и независимый контекст не подтвердят совпадение.
Руководящее правило простое: имя — это поле поиска, а не идентификатор личности.
Определите человека перед открытием базы данных
Составьте карточку цели из фактов, которые вы уже получили законным путём и можете подтвердить:
- полное имя и подлинные варианты написания
- отчество или инициал, если известно
- приблизительный возраст или диапазон лет, а не ненужная полная дата рождения
- местоположения в период, который вы исследуете
- организации, роли или профессиональные лицензии в то время
- событие, подача документа, имущество, дело или вопрос, который вы фактически пытаетесь проверить
Прикрепите дату и источник к каждому факту. Текущее местоположение не может безопасно идентифицировать человека в документе 2008 года. Текущий работодатель не может различить двух однофамильцев в записи, созданной до того, как любой из них присоединился к этой организации.
Держите эту карточку минимальной и защищённой. Не собирайте родственников, адреса, даты рождения или другие конфиденциальные данные просто потому, что база данных их раскрывает.
Ищите в правильной системе правильное событие
Начните с ведомства, суда, архива или реестра, ответственного за запись. Подтвердите три вещи перед поиском:
- Юрисдикция: Охватывает ли система регион, округ, суд или страну, где произошло бы событие?
- Диапазон дат: Действительно ли записи из соответствующего периода доступны онлайн?
- Значение записи: Является ли запись индексом, поданным обвинением, выданной лицензией, окончательным постановлением, актом или чем-то ещё?
Агрегатор может помочь найти возможную запись, но проверьте результат в официальном источнике или у хранителя записи. Некоторые официальные системы являются только индексами. PACER, например, предоставляет доступ к записям дел федеральных судов США и общенациональному локатору дел; он не охватывает все суды штатов или местные суды.
Ищите достаточно широко, чтобы охватить известные варианты, но держите наборы результатов отдельно. Попробуйте полное отчество, инициал, отсутствие отчества, предыдущую фамилию и документированные варианты написания. Не превращайте молча частичное совпадение имени в точное.
Узнайте правила запроса публичных записей для вашего региона
Правила доступа зависят от юрисдикции, хранящей запись. В России Федеральный закон № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г. позволяет гражданам подавать письменные или электронные обращения (предложения, заявления или жалобы) в государственные органы через Единый портал государственных и муниципальных услуг или официальные сайты. Граждане могут обжаловать решения или бездействие в административном порядке или в суде и имеют право на возмещение убытков и морального вреда, причинённого незаконными действиями при рассмотрении обращения.
Перед отправкой запроса проверьте официальное руководство, правила допуска, сроки ответа и сборы в соответствующем ведомстве, хранящем запись.
Для записей в юрисдикциях США обратитесь к руководствам по штатам:
- Публичные записи Калифорнии
- Публичные записи Флориды
- Публичные записи Джорджии
- Публичные записи Иллинойса
- Публичные записи Мичигана
- Публичные записи Нью-Джерси
- Публичные записи Нью-Йорка
- Публичные записи Северной Каролины
- Публичные записи Огайо
- Публичные записи Пенсильвании
- Публичные записи Техаса
- Публичные записи Виргинии
Для другой юрисдикции начните с каталога публичных записей и подтвердите текущие правила в ведомстве, хранящем запись.
Присвойте каждому результату собственную строку происхождения
Зафиксируйте доказательства, прежде чем решать, кого они описывают:
| Поле | Что фиксировать |
|---|---|
| Источник записи | Ведомство, суд, архив, база данных и точный URL |
| Идентификатор записи | Номер дела, номер документа, книга/страница, номер лицензии или стабильный ID |
| Названная сторона | Имя точно так, как оно отображается в записи |
| Контекст события | Тип записи, юрисдикция, дата события, дата подачи и статус |
| Идентификационные подсказки | Возраст/диапазон лет, местоположение в то время, организация, роль или другие фактически присутствующие поля |
| Ограничения | Отсутствующие страницы, результат только индекса, возможная ошибка OCR, закрытый материал или неясный статус |
Стабильный номер дела или документа идентифицирует запись, не обязательно человека, которого вы имели в виду. Держите идентичность на уровне записи и идентичность на уровне человека как отдельные вопросы.
Сравнивайте кандидатов по независимым идентификаторам
Используйте поля, содержащиеся в записи, и современные источники. Более сильные идентификаторы включают:
- полное отчество или последовательный инициал отчества
- возраст или диапазон года рождения, соответствующий дате записи
- местоположение во время события
- организация, профессия или профессиональный идентификатор в то время
- номер дела, лицензии, участка или документа, повторяющийся в другом авторитетном источнике
- хронология, которая может существовать без требования, чтобы один и тот же человек находился в двух несовместимых местах или ролях
Национальный архив США отмечает, что даже возраст в переписи является приблизительным и что точность записи зависит от знаний человека, предоставившего информацию. Это полезная модель для публичных записей в целом: поле — это доказательство в контексте, а не автоматически вневременной факт.
Используйте родственников или членов домохозяйства только тогда, когда сама официальная запись делает эти отношения релевантными, а ваша цель это оправдывает. Не расширяйте поиск в семейную карту, чтобы компенсировать слабые доказательства.
Держите однофамильцев в отдельных столбцах
Постройте матрицу устранения неоднозначности вместо единого объединённого профиля:
| Идентификатор | Кандидат А | Кандидат Б | Карточка цели |
|---|---|---|---|
| Имя как записано | Точный текст | Точный текст | Известные варианты |
| Место на дату записи | Место и источник | Место и источник | Ожидаемое место |
| Возраст или диапазон лет | Диапазон или неизвестно | Диапазон или неизвестно | Ожидаемый диапазон |
| Организация или роль | Детали и источник | Детали и источник | Ожидаемый контекст |
| Идентификатор записи | Стабильный идентификатор | Стабильный идентификатор | Исследуемое событие |
| Противоречия | Перечислите их | Перечислите их | - |
Не объединяйте, когда совпадают только имя и широкая география. Не усредняйте противоречивые возрасты, не предполагайте, что инициал — это отчество, и не переносите адрес от одного кандидата к другому. Сохраняйте отрицательные доказательства и противоречия, а не скрывайте их в повествовательных заметках.
Для распространённых имён требуйте более отличительного совпадения. «Алексей Иванов, Москва» может идентифицировать тысячи людей. «Алексей Михайлович Иванов, лицензированный под тем же профессиональным номером, в документированной организации в соответствующем году» — это гораздо более узкое утверждение, но оно всё равно требует проверки оригинальной записи.
Читайте, что на самом деле говорит запись
Официальный источник может точно сохранить утверждение, не устанавливая, что утверждение было истинным. Судебные иски содержат обвинения. Делопроизводство фиксирует процессуальные события. Записи об арестах — это не обвинительные приговоры. Лицензия может быть просроченной, приостановленной или выданной организации, а не физическому лицу. Записи об имуществе описывают юридические инструменты и могут отставать от изменений в реальном мире.
Используйте точные глаголы:
- «иск утверждает», а не «человек сделал»
- «делопроизводство перечисляет», а не «суд установил»
- «индекс возвращает запись под этим именем», а не «это тот же человек»
- «лицензия была показана как активная на дату получения», а не «всегда лицензирована»
Откройте базовый документ, когда он доступен, и проверьте его статус, дату, стороны и решение. Строка результата поиска или фрагмент недостаточны для важного утверждения.
Сообщайте о степени уверенности и неразрешённых альтернативах
Используйте явный результат:
- Совпадение: несколько независимых, привязанных ко времени идентификаторов совпадают, и не остаётся существенных противоречий.
- Вероятное совпадение: доказательства сильно поддерживают одного кандидата, но решающее поле отсутствует.
- Неоднозначность: два или более кандидата всё ещё подходят.
- Несовпадение: существенное противоречие исключает этого кандидата.
- Запись не найдена: названные системы и диапазоны дат не вернули пригодной записи.
Перечислите, какие системы, юрисдикции, варианты и даты вы проверили. «Запись не найдена» не должна становиться «событие никогда не происходило», особенно когда охват частичный, записи офлайн, имена варьируются или доступ ограничен.
Минимизируйте вред при сохранении или передаче результата
Сохраняйте только поля, необходимые для поддержки вывода. Редактируйте полные даты рождения, домашние адреса, номера счетов, подписи, данные детей и несвязанные персональные данные перед передачей заметок. Ссылайтесь на запись и цитируйте соответствующую часть вместо повторной публикации всего личного файла.
В России Федеральный закон № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года предоставляет субъектам данных право доступа к своим персональным данным, хранящимся операторами, в течение десяти рабочих дней с момента запроса, с возможностью продления до пяти рабочих дней с мотивированным уведомлением. Субъекты могут требовать исправления, блокировки или уничтожения неполных, устаревших, неточных или незаконно полученных данных, и операторы должны немедленно блокировать незаконно обработанные данные по запросу до проверки. Субъекты данных могут подавать жалобы на незаконную обработку в уполномоченный надзорный орган по защите персональных данных или в суд и имеют право на возмещение убытков и морального вреда через судебное разбирательство.
Не используйте DeepSearch или обычный рабочий процесс публичных записей для трудоустройства, кредита, жилья, страхования, аренды или другого регулируемого решения о допуске. Федеральная торговая комиссия США объясняет, что работодатели США, использующие потребительские отчёты, должны следовать процедурам Закона о справедливой кредитной отчётности (Fair Credit Reporting Act), включая уведомление, разрешение и процедуры до неблагоприятного действия. Общее исследование публичного веба не является заменой соответствующего процесса проверки.
Если вы начали только с фрагментов, сначала используйте как найти кого-то с неполной информацией. Для более широких ограничений на сбор и публикацию прочитайте что мы делаем — и не делаем — с публичными данными.