लोगों को भ्रमित किए बिना सार्वजनिक रिकॉर्ड कैसे खोजें

सार्वजनिक रिकॉर्ड घटनाओं, फाइलिंग, लाइसेंस, केस, संपत्ति, या सरकारी गतिविधि के रिकॉर्ड हैं। वे लोगों की तैयार प्रोफाइल नहीं हैं। जब दो रिकॉर्ड एक ही नाम रखते हैं, तो सुरक्षित डिफ़ॉल्ट यह है कि वे अलग-अलग लोगों का वर्णन कर सकते हैं जब तक कि रिकॉर्ड स्वयं और स्वतंत्र संदर्भ मिलान का समर्थन न करें।

शासी नियम सरल है: एक नाम एक खोज फ़ील्ड है, पहचान पहचानकर्ता नहीं।

डेटाबेस खोलने से पहले व्यक्ति को परिभाषित करें

उन तथ्यों से एक लक्ष्य कार्ड बनाएं जो आपने पहले से ही कानूनी रूप से प्राप्त किए हैं और स्रोत बता सकते हैं:

• पूरा नाम और वास्तविक वर्तनी भिन्नताएं
• मध्य नाम या आद्याक्षर, जब ज्ञात हो
• अनावश्यक पूर्ण जन्म तिथि के बजाय अनुमानित आयु या वर्ष सीमा
• उस अवधि के दौरान स्थान जिसकी आप शोध कर रहे हैं
• उस समय संगठन, भूमिकाएं, या पेशेवर लाइसेंस
• घटना, फाइलिंग, संपत्ति, केस, या प्रश्न जिसे आप वास्तव में सत्यापित करने का प्रयास कर रहे हैं

प्रत्येक तथ्य के साथ एक तिथि और स्रोत संलग्न करें। वर्तमान स्थान 2008 की फाइलिंग में किसी व्यक्ति की सुरक्षित रूप से पहचान नहीं कर सकता। वर्तमान नियोक्ता उस रिकॉर्ड में दो समान नाम वालों को अलग नहीं कर सकता जो दोनों के उस संगठन में शामिल होने से पहले बनाया गया था।

इस कार्ड को न्यूनतम और सुरक्षित रखें। रिश्तेदारों, पतों, जन्म तिथियों, या अन्य संवेदनशील विवरणों को केवल इसलिए एकत्र न करें क्योंकि एक डेटाबेस उन्हें उजागर करता है।

सही घटना के लिए सही प्रणाली खोजें

रिकॉर्ड के लिए जिम्मेदार एजेंसी, न्यायालय, अभिलेखागार, या रजिस्ट्री से शुरू करें। खोज से पहले तीन चीजों की पुष्टि करें:

1. अधिकार क्षेत्र: क्या प्रणाली उस राज्य, जिला, न्यायालय, या देश को कवर करती है जहां घटना हुई होगी?
2. तिथि सीमा: क्या प्रासंगिक अवधि के रिकॉर्ड वास्तव में ऑनलाइन हैं?
3. रिकॉर्ड अर्थ: क्या प्रविष्टि एक सूचकांक, एक दायर आरोप, एक जारी लाइसेंस, एक अंतिम आदेश, एक विलेख, या कुछ और है?

एक एग्रीगेटर संभावित रिकॉर्ड का पता लगाने में मदद कर सकता है, लेकिन आधिकारिक स्रोत में या रिकॉर्ड संरक्षक के साथ परिणाम सत्यापित करें। कुछ आधिकारिक प्रणालियां केवल सूचकांक हैं। उदाहरण के लिए, PACER US संघीय न्यायालय केस रिकॉर्ड और एक राष्ट्रव्यापी केस लोकेटर तक पहुंच प्रदान करता है; यह प्रत्येक राज्य या स्थानीय न्यायालय को कवर नहीं करता है।

ज्ञात भिन्नताओं को पकड़ने के लिए पर्याप्त व्यापक रूप से खोजें, लेकिन परिणाम सेट को अलग रखें। पूर्ण मध्य नाम, एक आद्याक्षर, बिना मध्य नाम, पिछला उपनाम, और दस्तावेजित वर्तनी भिन्नताओं को आज़माएं। आंशिक नाम मिलान को चुपचाप सटीक में परिवर्तित न करें।

अपने राज्य के लिए सार्वजनिक-रिकॉर्ड अनुरोध नियम खोजें

पहुंच नियम रिकॉर्ड रखने वाले अधिकार क्षेत्र पर निर्भर करते हैं। अनुरोध भेजने से पहले, प्रासंगिक राज्य गाइड में आधिकारिक मार्गदर्शन, पात्रता नियम, प्रतिक्रिया अवधि और शुल्क की जांच करें:

• California सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Florida सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Georgia सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Illinois सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Michigan सार्वजनिक रिकॉर्ड
• New Jersey सार्वजनिक रिकॉर्ड
• New York सार्वजनिक रिकॉर्ड
• North Carolina सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Ohio सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Pennsylvania सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Texas सार्वजनिक रिकॉर्ड
• Virginia सार्वजनिक रिकॉर्ड

किसी अन्य अधिकार क्षेत्र के लिए, सार्वजनिक रिकॉर्ड निर्देशिका से शुरू करें और रिकॉर्ड रखने वाली एजेंसी के साथ वर्तमान नियमों की पुष्टि करें।

प्रत्येक परिणाम को अपनी स्रोत पंक्ति दें

यह तय करने से पहले कि यह किसका वर्णन करता है, साक्ष्य रिकॉर्ड करें:

एक स्थिर केस या दस्तावेज़ नंबर एक रिकॉर्ड की पहचान करता है, जरूरी नहीं कि वह मानव जिसे आपने सोचा था। रिकॉर्ड-स्तर की पहचान और व्यक्ति-स्तर की पहचान को अलग प्रश्नों के रूप में रखें।

स्वतंत्र बिंदुओं पर उम्मीदवारों की तुलना करें

रिकॉर्ड में निहित फ़ील्ड और समकालीन स्रोतों का उपयोग करें। मजबूत बिंदुओं में शामिल हैं:

• पूर्ण मध्य नाम या एक सुसंगत मध्य आद्याक्षर
• रिकॉर्ड तिथि के लिए उपयुक्त आयु या जन्म-वर्ष सीमा
• घटना के समय स्थान
• उस समय संगठन, व्यवसाय, या पेशेवर पहचानकर्ता
• एक केस, लाइसेंस, पार्सल, या दस्तावेज़ नंबर जो किसी अन्य आधिकारिक स्रोत में दोहराया गया है
• एक समयरेखा जो दो असंगत स्थानों या भूमिकाओं में एक ही व्यक्ति की आवश्यकता के बिना मौजूद हो सकती है

राष्ट्रीय अभिलेखागार नोट करता है कि एक जनगणना आयु भी एक अनुमान है और रिकॉर्ड सटीकता उस व्यक्ति के ज्ञान पर निर्भर करती है जिसने जानकारी प्रदान की। यह सामान्य रूप से सार्वजनिक रिकॉर्ड के लिए एक उपयोगी मॉडल है: एक फ़ील्ड संदर्भ में साक्ष्य है, स्वचालित रूप से एक कालातीत तथ्य नहीं।

रिश्तेदारों या घर के सदस्यों का उपयोग केवल तभी करें जब आधिकारिक रिकॉर्ड स्वयं उस संबंध को प्रासंगिक बनाता है और आपका उद्देश्य इसे उचित ठहराता है। कमजोर साक्ष्य की भरपाई के लिए खोज को पारिवारिक मानचित्र में विस्तारित न करें।

समान नाम वालों को अलग कॉलम में रखें

एकल मर्ज की गई प्रोफ़ाइल के बजाय एक विभेदन मैट्रिक्स बनाएं:

जब केवल नाम और एक व्यापक भूगोल मेल खाता है तो मर्ज न करें। परस्पर विरोधी आयु का औसत न लें, एक आद्याक्षर को मध्य नाम न मानें, या एक पते को एक उम्मीदवार से दूसरे में न ले जाएं। नकारात्मक साक्ष्य और विरोधाभासों को कथा नोट्स में छिपाने के बजाय संरक्षित करें।

सामान्य नामों के लिए, अधिक विशिष्ट समझौते की आवश्यकता है। "Alex Lee, California" हजारों लोगों की पहचान कर सकता है। "Alexandra M. Lee, उसी पेशेवर नंबर के तहत लाइसेंस प्राप्त, प्रासंगिक वर्ष के दौरान दस्तावेजित संगठन में" एक बहुत संकीर्ण दावा है - लेकिन इसे अभी भी मूल रिकॉर्ड की जांच की आवश्यकता है।

रिकॉर्ड वास्तव में क्या कहता है पढ़ें

एक आधिकारिक स्रोत यह स्थापित किए बिना कि दावा सत्य था, एक दावे को सटीक रूप से संरक्षित कर सकता है। न्यायालय शिकायतों में आरोप होते हैं। डॉकेट प्रक्रियात्मक घटनाओं को रिकॉर्ड करते हैं। गिरफ्तारी रिकॉर्ड दोषसिद्धि नहीं हैं। एक लाइसेंस समाप्त, निलंबित, या किसी व्यक्ति के बजाय किसी व्यवसाय को जारी किया जा सकता है। संपत्ति रिकॉर्ड कानूनी उपकरणों का वर्णन करते हैं और वास्तविक दुनिया के परिवर्तनों से पीछे रह सकते हैं।

सटीक क्रियाओं का उपयोग करें:

• "शिकायत आरोप लगाती है," न कि "व्यक्ति ने किया"
• "डॉकेट सूचीबद्ध करता है," न कि "न्यायालय ने पाया"
• "सूचकांक इस नाम के तहत एक रिकॉर्ड लौटाता है," न कि "यह वही व्यक्ति है"
• "लाइसेंस पुनर्प्राप्ति तिथि पर सक्रिय दिखाया गया था," न कि "हमेशा लाइसेंस प्राप्त है"

जब उपलब्ध हो तो अंतर्निहित दस्तावेज़ खोलें और इसकी स्थिति, तिथि, पक्षों और निपटान का निरीक्षण करें। एक खोज-परिणाम पंक्ति या स्निपेट एक परिणामी कथन के लिए पर्याप्त नहीं है।

विश्वास और अनसुलझे विकल्पों की रिपोर्ट करें

एक स्पष्ट परिणाम का उपयोग करें:

• मिलान: कई स्वतंत्र, समय-उपयुक्त पहचानकर्ता सहमत हैं और कोई महत्वपूर्ण संघर्ष शेष नहीं है।
• संभावित: साक्ष्य दृढ़ता से एक उम्मीदवार का पक्ष लेता है लेकिन एक निर्णायक फ़ील्ड गायब है।
• अस्पष्ट: दो या अधिक उम्मीदवार अभी भी फिट हैं।
• मिलान नहीं: एक महत्वपूर्ण संघर्ष इस उम्मीदवार को बाहर करता है।
• कोई रिकॉर्ड नहीं मिला: नामित प्रणालियों और तिथि सीमाओं ने कोई उपयोग योग्य रिकॉर्ड नहीं लौटाया।

सूचीबद्ध करें कि आपने कौन सी प्रणालियां, अधिकार क्षेत्र, भिन्नताएं और तिथियां जांची हैं। "कोई रिकॉर्ड नहीं मिला" को "घटना कभी नहीं हुई" नहीं बनना चाहिए, विशेष रूप से जब कवरेज आंशिक है, रिकॉर्ड ऑफ़लाइन हैं, नाम भिन्न हैं, या पहुंच प्रतिबंधित है।

परिणाम को सहेजते या साझा करते समय नुकसान को कम करें

केवल उन फ़ील्ड को रखें जो निष्कर्ष का समर्थन करने के लिए आवश्यक हैं। नोट्स साझा करने से पहले पूर्ण जन्म तिथियां, घर के पते, खाता संख्या, हस्ताक्षर, बच्चों के विवरण, और असंबंधित व्यक्तिगत डेटा को संपादित करें। संपूर्ण व्यक्तिगत फ़ाइल को पुनः प्रकाशित करने के बजाय रिकॉर्ड से लिंक करें और प्रासंगिक भाग को उद्धृत करें।

रोजगार, क्रेडिट, आवास, बीमा, किरायेदारी, या किसी अन्य विनियमित पात्रता निर्णय के लिए DeepSearch या एक सामान्य सार्वजनिक-रिकॉर्ड वर्कफ़्लो का उपयोग न करें। FTC बताता है कि उपभोक्ता रिपोर्ट का उपयोग करने वाले US नियोक्ताओं को Fair Credit Reporting Act चरणों का पालन करना चाहिए जिसमें नोटिस, अनुमति, और पूर्व-प्रतिकूल-कार्रवाई प्रक्रियाएं शामिल हैं। सामान्य सार्वजनिक-वेब शोध एक अनुपालन स्क्रीनिंग प्रक्रिया का विकल्प नहीं है।

यदि आपने केवल टुकड़ों के साथ शुरुआत की है, तो पहले अधूरी जानकारी के साथ किसी को कैसे खोजें का उपयोग करें। संग्रह और प्रकाशन पर व्यापक सीमाओं के लिए, हम सार्वजनिक डेटा के साथ क्या करते हैं - और क्या नहीं करते पढ़ें।