Mira CalderKamu kayıtları, olayların, başvuruların, lisansların, davaların, mülklerin veya devlet faaliyetlerinin kayıtlarıdır. İnsanların hazır profilleri değildir. İki kayıt aynı adı taşıdığında, güvenli varsayılan, kaydın kendisi ve bağımsız bağlam bir eşleşmeyi destekleyene kadar farklı kişileri tanımlıyor olabilecekleridir.
Yöneten kural basittir: bir ad, kimlik tanımlayıcısı değil, bir arama alanıdır.
Veritabanını açmadan önce kişiyi tanımlayın
Zaten yasal olarak edindiğiniz ve kaynak gösterebileceğiniz olgulardan bir hedef kart oluşturun:
- tam ad ve gerçek yazım varyantları
- bilindiğinde ikinci ad veya baş harf
- gereksiz tam doğum tarihi yerine yaklaşık yaş veya yıl aralığı
- araştırdığınız dönemdeki konumlar
- o dönemdeki kuruluşlar, roller veya mesleki lisanslar
- gerçekten doğrulamaya çalıştığınız olay, başvuru, mülk, dava veya soru
Her olguya bir tarih ve kaynak ekleyin. Günümüz konumu, 2008 tarihli bir başvurudaki bir kişiyi güvenle tanımlayamaz. Mevcut bir işveren, her ikisi de o kuruluşa katılmadan önce oluşturulmuş bir kayıttaki iki aynı adlı kişiyi ayırt edemez.
Bu kartı minimal ve korumalı tutun. Bir veritabanı onları açığa çıkardığı için akrabaları, adresleri, doğum tarihlerini veya diğer hassas ayrıntıları toplamayın.
Doğru olay için doğru sistemi arayın
Kayıttan sorumlu kurum, mahkeme, arşiv veya sicille başlayın. Aramadan önce üç şeyi doğrulayın:
- Yetki alanı: Sistem, olayın gerçekleşeceği il, ilçe, mahkeme veya ülkeyi kapsıyor mu?
- Tarih aralığı: İlgili dönemden kayıtlar gerçekten çevrimiçi mi?
- Kayıt anlamı: Giriş bir dizin mi, dosyalanmış bir iddia mı, verilmiş bir lisans mı, kesinleşmiş bir karar mı, bir tapu mu yoksa başka bir şey mi?
Bir toplayıcı olası bir kaydı bulmaya yardımcı olabilir, ancak sonucu resmi kaynakta veya kayıt sorumlusuyla doğrulayın. Bazı resmi sistemler yalnızca dizindir. Örneğin PACER, ABD federal mahkeme dava kayıtlarına ve ülke çapında dava bulucu erişimi sağlar; her eyalet veya yerel mahkemeyi kapsamaz.
Bilinen varyasyonları yakalayacak kadar geniş arama yapın, ancak sonuç kümelerini ayrı tutun. Tam ikinci adı, bir baş harfi, ikinci ad olmadan, önceki soyadını ve belgelenmiş yazım varyantlarını deneyin. Kısmi ad eşleşmesini sessizce tam eşleşmeye dönüştürmeyin.
ABD eyaletleri için kamu kayıtları talep kurallarını bulun
Erişim kuralları, kaydı tutan yargı yetkisine bağlıdır. ABD'de bir talep göndermeden önce, ilgili eyalet kılavuzundaki resmi rehberliği, uygunluk kurallarını, yanıt sürelerini ve ücretleri kontrol edin:
- California kamu kayıtları
- Florida kamu kayıtları
- Georgia kamu kayıtları
- Illinois kamu kayıtları
- Michigan kamu kayıtları
- New Jersey kamu kayıtları
- New York kamu kayıtları
- North Carolina kamu kayıtları
- Ohio kamu kayıtları
- Pennsylvania kamu kayıtları
- Texas kamu kayıtları
- Virginia kamu kayıtları
Başka bir ABD yargı yetkisi için, kamu kayıtları dizini ile başlayın ve mevcut kuralları kaydı tutan kurumla doğrulayın.
Türkiye'de: Mahkeme kararları, tapu kayıtları veya mesleki lisans bilgilerine çevrimiçi erişim, yargı yetkisine ve kayıt türüne göre değişir. Belirli bir kaydın nasıl talep edileceğini öğrenmek için ilgili mahkeme, tapu müdürlüğü veya düzenleyici kurumla doğrudan iletişime geçin. Kişisel verilerinizin bir veri sorumlusu tarafından işlenip işlenmediğini öğrenmek, bunlara erişim talep etmek veya düzeltme, silme ya da anonim hale getirme istemek için önce veri sorumlusuna başvurmanız gerekir; veri sorumlusu 30 gün içinde yanıt vermezse veya talebi reddederse, yanıtı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün içinde ve her halükarda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikayette bulunabilirsiniz.
Her sonuca kendi kaynak satırını verin
Kimin tanımlandığına karar vermeden önce kanıtı kaydedin:
| Alan | Ne yakalanacak |
|---|---|
| Kayıt kaynağı | Kurum, mahkeme, arşiv, veritabanı ve tam URL |
| Kayıt kimliği | Dava numarası, belge numarası, kitap/sayfa, lisans numarası veya kalıcı kimlik |
| Adı geçen taraf | Kayıt tam olarak nasıl gösteriyorsa o ad |
| Olay bağlamı | Kayıt türü, yargı yetkisi, olay tarihi, dosyalama tarihi ve durum |
| Kimlik ipuçları | Yaş/yıl aralığı, o zamanki konum, kuruluş, rol veya gerçekten mevcut olan diğer alanlar |
| Sınırlamalar | Eksik sayfalar, yalnızca dizin sonucu, olası OCR hatası, mühürlü materyal veya belirsiz durum |
Kalıcı bir dava veya belge numarası bir kaydı tanımlar, aklınızdaki insanı mutlaka tanımlamaz. Kayıt düzeyinde kimlik ve kişi düzeyinde kimliği ayrı sorular olarak tutun.
Adayları bağımsız bağlantı noktalarında karşılaştırın
Kayıtta bulunan alanları ve çağdaş kaynakları kullanın. Daha güçlü bağlantı noktaları şunları içerir:
- tam ikinci ad veya tutarlı bir ikinci ad baş harfi
- kayıt tarihine uygun yaş veya doğum yılı aralığı
- olayın zamanındaki konum
- o zamanki kuruluş, meslek veya mesleki tanımlayıcı
- başka bir yetkili kaynakta tekrarlanan bir dava, lisans, parsel veya belge numarası
- aynı kişinin iki uyumsuz yerde veya rolde olmasını gerektirmeden var olabilen bir zaman çizelgesi
Ulusal Arşivler, bir nüfus sayımı yaşının bile bir yaklaşım olduğunu ve kayıt doğruluğunun bilgiyi sağlayan kişinin bilgisine bağlı olduğunu belirtir. Bu, genel olarak kamu kayıtları için yararlı bir modeldir: bir alan bağlamdaki bir kanıttır, otomatik olarak zamansız bir olgu değildir.
Akrabaları veya hane üyelerini yalnızca resmi kaydın kendisi bu ilişkiyi ilgili kıldığında ve amacınız bunu haklı çıkardığında kullanın. Zayıf kanıtı telafi etmek için aramayı bir aile haritasına genişletmeyin.
Aynı adı taşıyan kişileri ayrı sütunlarda tutun
Tek bir birleştirilmiş profil yerine bir ayrıştırma matrisi oluşturun:
| Bağlantı noktası | Aday A | Aday B | Hedef kart |
|---|---|---|---|
| Kaydedildiği gibi ad | Tam metin | Tam metin | Bilinen varyantlar |
| Kayıt tarihindeki yer | Yer ve kaynak | Yer ve kaynak | Beklenen yer |
| Yaş veya yıl aralığı | Aralık veya bilinmiyor | Aralık veya bilinmiyor | Beklenen aralık |
| Kuruluş veya rol | Ayrıntı ve kaynak | Ayrıntı ve kaynak | Beklenen bağlam |
| Kayıt kimliği | Kalıcı tanımlayıcı | Kalıcı tanımlayıcı | Araştırılan olay |
| Çelişkiler | Listeleyin | Listeleyin | - |
Yalnızca ad ve geniş bir coğrafya eşleştiğinde birleştirmeyin. Çelişkili yaşların ortalamasını almayın, bir baş harfin ikinci ad olduğunu varsaymayın veya bir adresi bir adaydan diğerine taşımayın. Olumsuz kanıtları ve çelişkileri anlatı notlarında gizlemek yerine koruyun.
Yaygın adlar için daha ayırt edici uyum gerektirin. "Alex Lee, California" binlerce kişiyi tanımlayabilir. "Alexandra M. Lee, aynı mesleki numara altında lisanslı, ilgili yıl boyunca belgelenmiş kuruluşta" çok daha dar bir iddiadır - ancak yine de orijinal kaydın kontrol edilmesi gerekir.
Kaydın gerçekte ne söylediğini okuyun
Resmi bir kaynak, iddianın doğru olduğunu kanıtlamadan bir iddiayı doğru bir şekilde koruyabilir. Mahkeme şikayetleri iddialar içerir. Dosyalar usule ilişkin olayları kaydeder. Tutuklama kayıtları mahkumiyet değildir. Bir lisansın süresi dolmuş, askıya alınmış veya bir bireye değil bir işletmeye verilmiş olabilir. Mülkiyet kayıtları yasal belgeleri tanımlar ve gerçek dünyadaki değişikliklerin gerisinde kalabilir.
Kesin fiiller kullanın:
- "şikayet iddia ediyor," "kişi yaptı" değil
- "dosya listeler," "mahkeme buldu" değil
- "dizin bu ad altında bir kayıt döndürür," "bu aynı kişi" değil
- "lisans alınma tarihinde aktif olarak gösterildi," "her zaman lisanslı" değil
Mevcut olduğunda temel belgeyi açın ve durumunu, tarihini, taraflarını ve sonucunu inceleyin. Bir arama sonucu satırı veya parçacığı önemli bir ifade için yeterli değildir.
Güveni ve çözülmemiş alternatifleri bildirin
Açık bir sonuç kullanın:
- Eşleşti: birden fazla bağımsız, zamana uygun tanımlayıcı uyuşuyor ve önemli bir çelişki kalmıyor.
- Olası: kanıt bir adayı güçlü bir şekilde destekliyor ancak belirleyici bir alan eksik.
- Belirsiz: iki veya daha fazla aday hala uyuyor.
- Eşleşmedi: önemli bir çelişki bu adayı dışlıyor.
- Kayıt bulunamadı: adı geçen sistemler ve tarih aralıkları kullanılabilir bir kayıt döndürmedi.
Hangi sistemleri, yargı yetkilerini, varyantları ve tarihleri kontrol ettiğinizi listeleyin. "Kayıt bulunamadı" "olay asla olmadı" haline gelmemelidir, özellikle kapsam kısmi olduğunda, kayıtlar çevrimdışı olduğunda, adlar değiştiğinde veya erişim kısıtlı olduğunda.
Sonucu kaydederken veya paylaşırken zararı en aza indirin
Yalnızca sonucu desteklemek için gereken alanları saklayın. Notları paylaşmadan önce tam doğum tarihlerini, ev adreslerini, hesap numaralarını, imzaları, çocuk ayrıntılarını ve ilgisiz kişisel verileri karartın. Tüm kişisel dosyayı yeniden yayınlamak yerine kayda bağlantı verin ve ilgili bölümü alıntılayın.
İstihdam, kredi, konut, sigorta, kiracılık veya başka bir düzenlenmiş uygunluk kararı için DeepSearch'ü veya sıradan bir kamu kaydı iş akışını kullanmayın. FTC, ABD'de tüketici raporları kullanan işverenlerin bildirim, izin ve olumsuz işlem öncesi prosedürler dahil olmak üzere Adil Kredi Raporlama Yasası adımlarını izlemesi gerektiğini açıklar. Genel kamu web araştırması, uyumlu bir tarama sürecinin yerini tutmaz.
Yalnızca parçalarla başladıysanız, önce eksik bilgilerle birini nasıl bulursunuz kullanın. Toplama ve yayınlama konusundaki daha geniş sınırlar için kamu verileriyle neler yapıyoruz - ve neler yapmıyoruz okuyun.